Voidakseen hoitaa tehokkaasti toimittajasuhteitaan on yrityksen toimittajarekisterin oltava ajantasalla ja jatkuvasti päivitetty. Toimittajasuhteen aikana syntyviä tietoja säilytetään yleensä keskitetyssä tietokannassa, mutta jollei yrityksellä ole hankintatoimen organisaatiota, jossa tuon tietokannan ylläpito on yksi prosessi, on tuo tiedosto harvoin ajantasalla. Siellä on todennäköisesti toimittajia, jotka eivät ole enää toiminnassa, useita versioita samasta toimittajasta ja tuotteen, jotka toimittajalta ...